伝票は番号順に並び替える必要はない
こんにちは、さくさく経理です。
毎月伝票の並び替えに時間を取られている方も多いと思います。
会社によっては番号順に綺麗に穴あけファイリングすることを毎月の業務とされている所もありますが、
業務効率化が叫ばれる昨今、そこまで行わなければならないのでしょうか？
法人税法施行規則第59条(帳簿書類の整理保存)では次のようにあります。
青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、・・・保存しなければならない。
整理は必要ですが、番号順までは要求されていません！
Google検索によると、整理とは乱れた状態にあるものをかたづけて、秩序を整えることです。
番号順は秩序を整える一つの手段ですが、他の方法もあります。
伝票の種類ごとにまとめる、口座の種類ごとにまとめる、部署ごとにまとめる、など。
会計ソフトで起票者が分かるなら経理担当者ごとにまとめるのもアリでしょう。
まとめた伝票や証票類を番号順に並び替えるべきなのか？
その束が何百枚もあるならさらに何らかの秩序をもってグループ分けすべきですが、探す頻度が少ない書類は並び替える方が手間です。
この中のどこかに書類はあるという状態でさえあれば、上から順に見ていく形で探す時に多少苦労する運用が好ましいのではないでしょうか。
もちろん穴あけファイリングも必要ありません。
穴あけで閉じられていると会計監査や税務調査の対応で書類コピーするのも一手間です。
過去の書類はダンボール詰めで倉庫保管されている会社が多いでしょうから、
輪ゴムで留めたりクリアファイルに入れるなどした上でダンボール詰めするのが効率的です。
皆さんの会社で効率的な整理の仕方は何か、考えてみてください。
当社は伝票の種類ごとに、月ごとにクリアファイルに入れたり、一部は穴あけファイリングしたものをダンボール詰めしています。
